با این ابزارها هزینه های نیروی کار را تا 40 درصد کاهش دهید

هزینه های نیروی کار می تواند فشار ثابتی را بر یک تجارت در حال رشد وارد کند. دستمزد تنها بخشی از تصویر است. مدیران همچنین با اضافه کاری، کارهای دستی مکرر، شکاف های زمان بندی، زمان آموزش و خطاهای قابل اجتناب سروکار دارند. وقتی بودجه نیروی کار را بررسی می کنم، کار را با کاهش کارمندان شروع نمی کنم. من با یافتن کاری شروع می کنم که ساعت ها بدون ایجاد ارزش کافی، مصرف می کند. کاهش 40 درصدی ممکن است برای یک فرآیند ممکن باشد، اما برای دیگری نامناسب باشد. نتیجه به نقطه شروع، ساختار تیم، ابزارهای در حال استفاده و نوع کار در حال اندازه گیری بستگی دارد. ### با یک حسابرسی کار روشن شروع کنید. بررسی می‌تواند شامل موارد زیر باشد: - وارد کردن داده‌های مکرر - به‌روزرسانی‌های سفارشی دستی - بررسی سهام - پیگیری مشتری - تأییدیه‌های مبتنی بر کاغذ - برنامه‌ریزی شیفت - تطبیق فاکتور - گزارش‌های وضعیت - دوباره کاری ناشی از اطلاعات از دست رفته این مرحله اغلب یک شکاف بین ساعات پرداختی و ساعات پربار را نشان می‌دهد. یک تیم ممکن است چندین ساعت در روز صرف انتقال اطلاعات بین سیستم ها کند. این کار به نیروی کار نیاز دارد، اما ممکن است نیازی به مشارکت مداوم انسانی نداشته باشد. من زمان صرف شده برای هر کار، تعداد افراد درگیر و میزان خطا را ثبت می کنم. یک صفحه گسترده ساده می تواند اطلاعات کافی برای شناسایی الگوها ارائه دهد. ### حذف کارهای دستی مکرر اتوماسیون می تواند تعداد مراحل یک فرآیند را کاهش دهد. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی ممکن است درخواست های مشتریان را از طریق ایمیل دریافت کند. یک کارمند هر پیام را می خواند، جزئیات را در یک سیستم کپی می کند، یک دسته را اختصاص می دهد و یک تاییدیه ارسال می کند. یک فرم یا گردش کار متصل می‌تواند همان جزئیات را در قالبی ساختاریافته جمع‌آوری کند. سیستم می تواند درخواست را به شخص مناسب هدایت کند و یک پاسخ استاندارد ارسال کند. کارکنان می توانند زمان بیشتری را برای مواردی که نیاز به قضاوت یا حمایت شخصی دارند صرف کنند. من تغییرات کوچک فرآیند را به جایگزینی سیستم های بزرگ ترجیح می دهم. یک کسب و کار برای کاهش ساعات تلف شده نیازی به بازسازی هر بخش ندارد. ### بهبود زمان‌بندی کارکنان برنامه‌ریزی ضعیف می‌تواند در بخشی از هفته اضافه‌کاری و در قسمتی دیگر ظرفیت‌های استفاده‌نشده ایجاد کند. من تقاضا را بر اساس ساعت، روز و فصل مقایسه می کنم. برنامه باید به جای تکیه بر الگوی یکسان کارکنان هر هفته، حجم کاری واقعی را منعکس کند. برای مثال، یک تیم خرده‌فروشی ممکن است در طول دوره‌های تحویل به پشتیبانی بیشتری و در ساعات خلوت به افراد کمتری نیاز داشته باشد. یک برنامه ساده مبتنی بر تقاضا می تواند اضافه کاری را بدون کاهش پوشش خدمات کاهش دهد. مدیران همچنین باید تغییرات نوبت کاری و الگوهای غیبت را پیگیری کنند. تغییرات مکرر ممکن است نشان دهد که برنامه فعلی با نیازهای کارکنان مطابقت ندارد. ### مالکیت فرآیند را مشخص کنید، زمانی که چند نفر معتقدند شخص دیگری مسئول است، کار می تواند کند شود. من به هر فرآیند کلید یک مالک اختصاص می دهم. آن شخص نیازی به انجام هر کاری ندارد. نقش این است که فرآیند را شفاف نگه دارید، تاخیرها را بررسی کنید و مطمئن شوید که مسائل به تیم مناسب می رسد. یک چک لیست کوتاه می تواند به کارهای معمول کمک کند. باید توضیح دهد که چه اطلاعاتی مورد نیاز است، چه کسی آن‌ها را بررسی می‌کند، و چه اتفاقی می‌افتد وقتی چیزی از دست می‌رود. مالکیت واضح، چک های تکراری و سوالات مکرر را کاهش می دهد. همچنین آموزش را برای کارکنان جدید آسان تر می کند. ### نتیجه را با اعداد مفید اندازه گیری کنید تغییرات هزینه نیروی کار باید با یک خط پایه پایدار اندازه گیری شود. ارقام مفید عبارتند از: - ساعات کار به ازای هر سفارش - ساعات اضافه کاری در ماه - هزینه به ازای هر درخواست مشتری - زمان پردازش - نرخ خطا و دوباره کاری - درآمد رسیدگی شده توسط هر تیم - جابجایی کارمندان - زمان پاسخگویی مشتری یک تیم انبار ممکن است با استفاده از مکان های بهتر اقلام و اسکن بارکد، زمان برداشت را کاهش دهد. اگر تیم همان حجم سفارش را با ساعات کار کمتر انجام دهد، پس انداز قابل اندازه گیری است. اگر خطاها افزایش یابد، فرآیند نیاز به تنظیم دارد. یک هدف عملی ممکن است کاهش 10 درصدی در مرحله اول و پس از آن بررسی باشد. برخی از مشاغل ممکن است پس از حذف چندین منبع کار هدر رفته به رقم بالاتری برسند. دیگران ممکن است متوجه شوند که کیفیت خدمات کاهش بیشتر را محدود می کند. ### محافظت از کیفیت خدمات پس انداز نیروی کار نباید زمان پاسخگویی طولانی تر، شرایط کاری ناایمن یا فشار بیش از حد بر کارکنان ایجاد کند. من به دنبال کارهایی هستم که بتوان آنها را ساده کرد، نه افرادی که بتوان آنها را سرزنش کرد. کارکنان اغلب می دانند که تاخیرها کجا اتفاق می افتد زیرا هر روز با آنها برخورد می کنند. بازخورد آنها می تواند نشان دهد که کدام مراحل باعث ناامیدی می شود و کدام ابزار کار اضافی ایجاد می کند. یک برنامه متعادل ترکیبی از تغییرات فرآیند، نرم افزار مناسب، زمان بندی بهتر و آموزش کارکنان است. هدف کمک به افراد است که زمان بیشتری را صرف کارهایی کنند که نیاز به مراقبت، ارتباط و تصمیم گیری دارد. کاهش 40 درصدی هزینه نیروی کار باید به عنوان یک هدف تجاری اندازه گیری شده تلقی شود، نه یک وعده. با کارهایی که بیشترین ساعات را صرف می کنند، شروع کنید، یک تغییر را آزمایش کنید، نتیجه را پیگیری کنید، و قبل از گسترش آن در سراسر شرکت، فرآیند را تنظیم کنید.

بسیاری از کسب و کارها بیش از نیاز خود خرج می کنند زیرا کار روزانه بدون یک سیستم مشخص رشد می کند. کارهای کوچک ساعت های ارزشمندی را به خود اختصاص می دهند، اشتراک نرم افزار بلااستفاده می ماند و کارهای دستی مکرر هزینه های اضافی ایجاد می کند. من متوجه شده ام که صرفه جویی در پول همیشه به معنای بریدن ابزارهای مفید یا درخواست از مردم برای کار طولانی تر نیست. یک رویکرد بهتر، بهبود روش انجام کار است. ## با یک مرور کار ساده شروع کنید. من با فهرست کردن وظایفی که در طول یک هفته عادی انجام می‌شوند شروع می‌کنم: - ارتباط با مشتری - ورود داده‌ها - جلسات تیم - پردازش سفارش - گزارش‌دهی - مدیریت فایل - پیگیری کار سپس بررسی می‌کنم که هر کار چقدر زمان مصرف می‌کند و چه کسی آن را انجام می‌دهد. این اغلب تأخیرهای کوچکی را نشان می دهد که در طول یک روز شلوغ به راحتی از دست می دهید. یک تیم ممکن است ده دقیقه به دنبال یک فایل، پانزده دقیقه به کپی کردن داده ها بین سیستم ها، یا یک ساعت نشستن در جلسه ای بپردازد که فقط به یک به روز رسانی کوتاه نیاز دارد. هر کار جزئی به نظر می رسد. آنها با هم می توانند هزینه ماهانه زیادی ایجاد کنند. ## کارهای دستی مکرر را حذف کنید کارهای تکراری نامزدهای خوبی برای یک فرآیند ساده یا ابزار اتوماسیون هستند. به عنوان مثال، یک فروشگاه اینترنتی کوچک ممکن است هر روز صبح جزئیات سفارش مشتری را از ایمیل در صفحه گسترده کپی کند. فرم متصل یا سیستم سفارش می تواند این کار را کاهش دهد و احتمال خطاهای تایپی را کاهش دهد. من خودکار کردن هر کار را پیشنهاد نمی کنم. برخی از درخواست های مشتری نیاز به پاسخ شخصی دارند. برخی از تصمیمات نیاز به تجربه و قضاوت دارند. هدف کاهش کار معمول است تا افراد زمان بیشتری برای کارهایی که نیاز به توجه دارند داشته باشند. یک فرآیند مفید به این صورت است: 1. کار تکرار شده را یادداشت کنید. 2. تعداد دفعات وقوع آن را بشمارید. 3. بررسی کنید که هر کار چقدر طول می کشد. 4. به دنبال ابزار یا قالبی باشید که بتواند کمک کند. 5. تغییر را با یک گروه کوچک آزمایش کنید. 6. نتیجه را پس از یک دوره مشخص بررسی کنید. این روش هزینه ها را تحت کنترل نگه می دارد و اندازه گیری هر تغییر را آسان تر می کند. ## اشتراک‌های نرم‌افزار را بررسی کنید بسیاری از شرکت‌ها برای ابزارهایی که به ندرت استفاده می‌شوند، هزینه پرداخت می‌کنند. بررسی ماهانه می‌تواند نشان دهد که کدام سرویس‌ها از کار روزانه پشتیبانی می‌کنند و کدام یک دیگر برای تیم مناسب نیستند. پیشنهاد می‌کنم بررسی کنید: - تعداد کاربران فعال - ویژگی‌هایی که افراد استفاده می‌کنند - هزینه ماهانه - ابزارهای تکراری با عملکردهای مشابه - تاریخ تمدید و محدودیت‌های طرح یک کسب‌وکار ممکن است از یک پلتفرم برای به‌روزرسانی پروژه، از پلتفرم دیگر برای اشتراک‌گذاری فایل و از پلتفرم سوم برای پیام‌های تیمی استفاده کند. در برخی موارد، یک ابزار مناسب می تواند چندین نیاز را پوشش دهد. انتخاب صحیح به امنیت، اندازه تیم، عادات کاری و نیازهای داده بستگی دارد. قیمت کمتر همیشه انتخاب بهتری نیست. یک ابزار ارزان که باعث تاخیر می شود می تواند کل هزینه ها را افزایش دهد. من هم به هزینه اشتراک و هم به زمان صرفه جویی یا مصرف ابزار نگاه می کنم. ## الگوهایی را برای کارهای رایج ایجاد کنید الگوها به کاهش زمان نوشتن کمک می‌کنند و ارتباط را ثابت نگه می‌دارند. الگوهای مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - ایمیل های پاسخ مشتری - خلاصه پروژه - یادداشت های جلسه - پیگیری های فروش - پیام های فاکتور - توضیحات محصول - گزارش های هفتگی یک الگو نباید سرد یا خودکار به نظر برسد. من فضایی را برای جزئیات شخصی، سوالات مشتری و اطلاعات پروژه می گذارم. این پیام را مفید نگه می دارد و در عین حال نیاز به نوشتن دوباره و دوباره همان ساختار را کاهش می دهد. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی می تواند یک الگوی قیمت با بخش های واضح برای خدمات، قیمت، جدول زمانی مورد انتظار و مرحله بعدی آماده کند. تیم می تواند به جای شروع از یک صفحه خالی، جزئیات را برای هر مشتری تنظیم کند. ## جلسات را کوتاه‌تر و واضح‌تر کنید جلسات می‌توانند از کار خوب حمایت کنند، اما همچنین می‌توانند آن را قطع کنند. قبل از تعیین وقت جلسه، می پرسم: - چه تصمیمی باید گرفته شود؟ - چه کسی نیاز به حضور دارد؟ - مردم قبل از تماس چه اطلاعاتی را باید بخوانند؟ - آیا یک به‌روزرسانی نوشتاری کوتاه می‌تواند موضوع را مدیریت کند؟ یک دستور کار ساده به مردم کمک می کند تا آماده شوند. ثبت کوتاه بعد از جلسه به جلوگیری از بحث های مکرر کمک می کند. برای یک تیم کوچک، یک جلسه 20 دقیقه ای با هدف مشخص ممکن است بهتر از یک جلسه یک ساعته بدون برنامه باشد. طول مناسب به موضوع بستگی دارد، نه به عادت. ## بهبود انتقال تیم، زمانی که یک نفر منتظر اطلاعات فرد دیگری می ماند، کار اغلب کند می شود. انتقال واضح می تواند این تاخیرها را کاهش دهد. هر انتقال باید نشان دهد: - چه چیزی تکمیل شده است - چه چیزی هنوز نیاز به توجه دارد - چه کسی مالک مرحله بعدی است - چه مهلتی اعمال می شود - جایی که فایل های مرتبط ذخیره می شوند یک تابلوی پروژه، سند مشترک یا لیست وظایف می تواند کمک کند. این ابزار کمتر از عادت مشترک در به روز نگه داشتن اطلاعات اهمیت دارد. من سیستم های ساده ای را ترجیح می دهم که مردم هر روز از آنها استفاده کنند. یک راه اندازی پیچیده ممکن است در طول برنامه ریزی مفید به نظر برسد، اما زمانی که تیم مشغول است شکست بخورد. ## اقدامات مفید تجاری را دنبال کنید صرفه جویی در پول به چیزی بیش از کاهش یک صورت حساب نیاز دارد. من همچنین پیگیری می‌کنم که آیا کیفیت کار و خدمات مشتری ثابت است یا خیر. اقدامات مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - میانگین زمان پاسخگویی - ساعات صرف شده برای کارهای معمول - تعداد درخواست‌های پشتیبانی - زمان پردازش سفارش - نرخ خطا - هزینه‌های ماهانه نرم‌افزار - پروژه‌های تکمیل‌شده، برای مثال، یک کسب‌وکار کوچک کیترینگ ممکن است با استفاده از یک فرم سفارش استاندارد، زمان پردازش سفارش را کاهش دهد. مالک می تواند زمان صرف شده قبل و بعد از تغییر را مقایسه کند، سپس بررسی کند که آیا مشتریان اطلاعات دقیقی دریافت می کنند یا خیر. هدف از ردیابی تحت فشار قرار دادن مردم نیست. این است که بفهمیم چه چیزی کار می کند و کجا یک فرآیند نیاز به تنظیم دارد. ## اولویت‌های واضح را به افراد بدهید. تیم‌ها اغلب زمانی که هر کار فوری به نظر می‌رسد، وقت خود را از دست می‌دهند. اولویت‌های روشن به افراد کمک می‌کند تصمیم بگیرند که اکنون چه اتفاقی باید بیفتد و چه چیزی می‌تواند منتظر بماند. من معمولاً وظایف را به سه گروه تقسیم می کنم: - کارهایی که بر مشتریان یا درآمد تأثیر می گذارد - کارهایی که از پروژه های فعلی پشتیبانی می کنند - کارهایی که می توانند بعداً برنامه ریزی شوند. ترتیب کار واضح تری را به تیم می دهد و جابجایی مداوم بین کارها را کاهش می دهد. وقتی مردم هدف اصلی روز را بدانند، می توانند بدون درخواست تایید در مورد هر موضوع کوچک تصمیمات بهتری بگیرند. ## تغییرات را یک مرحله در یک زمان انجام دهید یک تغییر بزرگ فرآیند می تواند سردرگمی و هزینه اضافی ایجاد کند. مدیریت یک آزمون کوچک آسانتر است. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است یک فرآیند پشتیبانی مشتری را انتخاب کند و یک الگوی جدید را برای دو هفته آزمایش کند. تیم می تواند بازخورد جمع آوری کند، جمله بندی را تنظیم کند و تصمیم بگیرد که آیا الگو مفید است یا خیر. این رویکرد از زمان و بودجه محافظت می کند. همچنین به کارکنان این فرصت را می دهد تا توضیح دهند که چه چیزی در عملیات روزانه کار می کند. هوشمندانه کار کردن به معنای انجام همزمان وظایف بیشتر نیست. این در مورد کاهش تلاش های بیهوده، انتخاب ابزار با دقت، و دادن راهی روشن به افراد برای تکمیل کارشان است. وقتی فرآیندی را بررسی می‌کنم، یک سوال عملی می‌پرسم: «آیا این مرحله به مشتری، تیم یا نتیجه کسب‌وکار کمک می‌کند؟» اگر پاسخ نامشخص است، آن مرحله ممکن است نیاز به ساده‌سازی، تغییر یا حذف داشته باشد. وقتی کسب‌وکار بفهمد زمان و پول کجا می‌رود، خرج کردن کمتر واقعی‌تر می‌شود. پیشرفت‌های کوچک می‌توانند بدون کاهش کیفیت خدمات یا فشار اضافی بر تیم، از کار بهتر پشتیبانی کنند.

بسیاری از مردم بیش از آنچه که انتظار دارند برای خدمات کوچک، خریدهای مکرر و کارهایی که زمان زیادی می برد، خرج می کنند. چند ابزار کاربردی می توانند این هزینه ها را بدون تغییر کل روال شما کاهش دهند. من ابزارهایی را ترجیح می دهم که یک مشکل واضح را حل می کنند، گزینه رایگان یا کم هزینه دارند و کار اضافی ایجاد نمی کنند. هدف جمع آوری برنامه های بیشتر نیست. هدف این است که پول و زمان بیشتری را برای چیزهایی که مهم هستند نگه دارید. ## 1. از یک صفحه گسترده برای ردیابی هزینه های تکرارشونده استفاده کنید Google Sheets یا Microsoft Excel می توانند نشان دهند که هر ماه پول از حساب شما خارج می شود. چهار ستون ایجاد کنید: - خدمات یا محصول - هزینه ماهانه - تاریخ تمدید - دلیل حفظ آن برنامه‌های پخش جریانی، فضای ذخیره‌سازی ابری، مجوزهای نرم‌افزار، عضویت‌های تحویل، و امکانات اضافی تلفن را اضافه کنید. سرویسی که 8 دلار در ماه هزینه دارد ممکن است کوچک به نظر برسد. چندین سرویس استفاده نشده می توانند هر سال بیش از 100 دلار اضافه کنند. من یک بار به یک تیم کوچک کمک کردم تا لیست نرم افزار خود را بررسی کند. دو کارمند برای ابزار جداگانه‌ای که تقریباً ویژگی‌های مشابهی را ارائه می‌کردند، پول پرداخت می‌کردند. تیم یک سرویس را نگه داشت، فایل‌های مشترک را به یک پلتفرم موجود منتقل کرد و هزینه اضافی را حذف کرد. یک صفحه گسترده همچنین به برنامه های سالانه کمک می کند. قبل از مقایسه آن با یک برنامه ماهانه، قیمت سالانه را بر 12 تقسیم کنید. رقم کمتر ماهانه همیشه به معنای کاهش هزینه کل نیست. ## 2. مقایسه قیمت ها قبل از خرید ابزار مقایسه قیمت می تواند شانس پرداخت بیشتر برای همان کالا را کاهش دهد. Google Shopping، CamelCamelCamel و ردیاب‌های قیمت مرورگر می‌توانند تغییرات قیمت را در فروشگاه‌ها یا در طول زمان نشان دهند. من از این روش برای محصولاتی استفاده می کنم که فوری نیستند: 1. مدل دقیق یا اندازه محصول را جستجو کنید. 2. قیمت را در چندین فروشنده بررسی کنید. 3. هزینه های حمل و نقل و بازگشت را بررسی کنید. 4. زمانی که ابزار آن را ارائه می دهد، به تاریخچه قیمت نگاه کنید. 5. اگر بتوانم صبر کنم، یک هشدار قیمت تنظیم کنید. قیمت پایین‌تر فهرست‌شده ممکن است با هزینه‌های تحویل بالاتر یا بازده محدود همراه باشد. قیمت پرداخت کامل بیشتر از عدد نشان داده شده در نتیجه جستجو اهمیت دارد. برای خواربارفروشی، برنامه‌های فروشگاه و کوپن‌های دیجیتال می‌توانند در زمانی که من از قبل قصد خرید کالا را دارم کمک کنند. من هر کوپن را دلیلی برای خرید نمی دانم. خرید یک محصول غیر ضروری با تخفیف هنوز هم هزینه دارد. ## 3. کار مکرر را با الگوها جایگزین کنید. من از الگوهای ساده برای فاکتورها، پاسخ های مشتریان، طرح های پروژه، یادداشت های جلسه و گزارش هزینه ها استفاده می کنم. یک الگوی مفید باید شامل موارد زیر باشد: - ساختاری واضح - فیلدهایی که قابل ویرایش هستند - دستورالعمل هایی برای مراحل متداول - مکانی برای تاریخ ها و نام ها - یک چک لیست بررسی کوتاه به عنوان مثال، یک کسب و کار خدماتی ممکن است هر هفته به همان سوالات مشتری پاسخ دهد. یک پاسخ ذخیره شده می تواند ساعات کاری، گزینه های پرداخت، مناطق تحویل و مرحله بعدی را پوشش دهد. پیام هنوز به جزئیات شخصی نیاز دارد، اما کار اصلی از قبل انجام شده است. ابزارهایی مانند Google Docs، Notion، Microsoft Word و Trello می توانند از این سیستم پشتیبانی کنند. ابزار کمتر از ساختار اهمیت دارد. یک الگوی نامرتب می تواند اصلاحات بیشتری نسبت به ذخیره سازی ایجاد کند. ## 4. فضای ذخیره‌سازی فایل رایگان را با دقت انتخاب کنید ذخیره‌سازی ابری می‌تواند نیاز به درایوهای USB و دستگاه‌های پشتیبان جداگانه را کاهش دهد، اما برنامه‌های رایگان محدودیت‌هایی دارند. Google Drive، OneDrive، Dropbox و iCloud همگی مقادیر و ویژگی‌های مختلف فضای ذخیره‌سازی را ارائه می‌کنند. من پوشه‌هایی را برای موارد زیر نگه می‌دارم: - کار فعلی - سوابق شخصی - رسیدها - فایل‌های بایگانی شده - پروژه‌های مشترک نام فایل‌ها نیز مهم است. یافتن «Invoice_March_2025_ClientName» آسان‌تر از «سند نهایی جدید» است. یک سیستم نامگذاری واضح می تواند از فایل های تکراری جلوگیری کند و زمان صرف شده برای جستجو را کاهش دهد. بدون بررسی تنظیمات دسترسی، اسناد حساس را در یک پوشه مشترک قرار ندهید. بررسی کنید چه کسانی می توانند هر فایل را مشاهده، ویرایش یا دانلود کنند. یک ابزار کم هزینه اگر مشکلی در حفظ حریم خصوصی ایجاد کند مفید نیست. ## 5. از یک مدیر رمز عبور استفاده کنید. Bitwarden، 1Password، Proton Pass، و سایر خدمات برنامه ها و ویژگی های مختلفی را ارائه می دهند. یک راه‌اندازی عملی شامل موارد زیر است: - رمز عبور اصلی قوی - تأیید دو مرحله‌ای - رمزهای عبور جداگانه برای حساب‌های کلیدی - جزئیات بازیابی ذخیره شده در مکانی امن - بررسی منظم حساب‌های قدیمی رمز عبور اصلی نباید از طریق ایمیل یا پیام چت به اشتراک گذاشته شود. مدیر رمز عبور می‌تواند جزئیات ورود را ذخیره کند، اما اگر رمز عبور اصلی فاش شود، نمی‌تواند از یک حساب محافظت کند. این ابزار ممکن است به طور مستقیم یک صورتحساب را کاهش ندهد. این می تواند زمان صرف شده برای بازیابی حساب ها را کاهش دهد و خطر از دست دادن دسترسی به کار یا خدمات شخصی را کاهش دهد. ## 6. قبل از خرید قرض بگیرید، اکنون کتابخانه ها بیش از کتاب های چاپی ارائه می دهند. بسیاری کتاب‌های دیجیتال، کتاب‌های صوتی، فیلم، ابزار زبان، دوره‌های آنلاین و وام تجهیزات را ارائه می‌دهند. بسته به شعبه محلی، کارت کتابخانه ممکن است به خدماتی مانند Libby یا Kanopy دسترسی داشته باشد. قبل از پرداخت هزینه، کتابخانه را بررسی می‌کنم: - کتابی که ممکن است یک بار بخوانم - دوره کوتاهی - یک مستند - اشتراک مجله - تجهیزات اصلی رویدادها کتابخانه‌های ابزار و گروه‌های اجتماعی نیز ممکن است دریل، تجهیزات باغبانی، دوربین یا وسایل کمپینگ را به امانت بدهند. این برای محصولاتی که فقط چند بار در سال استفاده می شوند به خوبی کار می کند. خرید زمانی معنا پیدا می کند که یک کالا اغلب استفاده می شود، با نیازهای شما مطابقت دارد و در طول عمر مفید آن هزینه کمتری دارد. زمانی که ذخیره سازی و نگهداری هزینه های اضافی ایجاد می کند، وام گرفتن گزینه بهتری است. ## 7. وعده های غذایی خود را با آنچه از قبل دارید برنامه ریزی کنید یک ابزار برنامه ریزی وعده غذایی می تواند ضایعات غذا را کاهش دهد. برنامه هایی مانند پاپریکا، AnyList و Google Keep می توانند دستور العمل ها و لیست های خرید را ذخیره کنند. یک یادداشت ساده در تلفن شما نیز کار می کند. قبل از تهیه لیست، آشپزخانه را چک می کنم. سپس من وعده‌های غذایی را روی غذا درست می‌کنم که باید به زودی استفاده شود. این ممکن است به معنای تغییر دستور غذا، استفاده از سبزیجات یخ زده یا آماده کردن بخش بزرگتر برای روز بعد باشد. یک برنامه اولیه شامل موارد زیر است: - دو یا سه وعده غذایی با استفاده از مواد اولیه - لیست کوتاهی از اقلام گمشده - یک وعده غذایی انعطاف پذیر برای باقیمانده ها - یک برنامه ذخیره سازی ضایعات غذا اغلب از خرید بدون بررسی آنچه در خانه وجود دارد به وجود می آید. این ابزار به دید کمک می کند. به امکانات زیادی نیاز ندارد. ## 8. زمان کار و مصرف انرژی را ردیابی کنید ردیاب‌های زمان مانند Toggl Track، Clockify یا یک تایمر ساده تلفن می‌توانند مدت زمان انجام کارهای معمولی را نشان دهند. من از این اطلاعات هنگام تصمیم گیری برای خودکارسازی، واگذاری، ساده کردن یا حذف یک کار استفاده می کنم. برای استفاده از انرژی خانگی، یک دوشاخه هوشمند با نظارت بر انرژی می تواند نشان دهد که یک دستگاه چقدر برق مصرف می کند. دوشاخه به طور خودکار صورتحساب را کاهش نمی دهد. اطلاعات مفیدی در مورد بخاری ها، لوازم قدیمی، سیستم های سرگرمی و دستگاه هایی که برای مدت طولانی روشن می مانند. راهنمای ایمنی دستگاه را بررسی کنید و از محصولاتی استفاده کنید که متناسب با سیستم الکتریکی محلی باشد. از قرار دادن وسایل پرمصرف بر روی دوشاخه ای که برای آنها رتبه بندی نشده است خودداری کنید. ## 9. ابزارها را بر اساس یک برنامه زمانی بررسی کنید. اشتراک‌ها، برنامه‌های ذخیره‌سازی، هشدارهای قیمت و نرم‌افزار پولی را هر سه ماه یکبار بررسی می‌کنم. در حین بررسی، می پرسم: - آیا من از این سرویس استفاده کردم؟ - آیا هزینه را کاهش داد یا در زمان مفید صرفه جویی کرد؟ - آیا گزینه رایگان مناسبی وجود دارد؟ - آیا طرح همچنان با نیازهای من مطابقت دارد؟ - آیا می توانم بدون از دست دادن فایل های ضروری لغو کنم؟ همچنین برنامه‌های افزودنی مرورگر و برنامه‌هایی را حذف می‌کنم که اطلاعات بیشتری را نسبت به اشتراک‌گذاری راحت جمع‌آوری می‌کنند. هزینه کمتر نباید تنها معیار باشد. حریم خصوصی، دسترسی، پشتیبانی و قابلیت اطمینان نیز بر ارزش یک ابزار تأثیر می گذارد. بهترین پس انداز اغلب از انتخاب های کوچکی است که در طول زمان تکرار می شوند: بررسی قیمت، لغو یک سرویس استفاده نشده، قرض گرفتن یک کالا، استفاده مجدد از یک الگو، یا پخت و پز با غذاهایی که از قبل در دسترس هستند. یک ابزار مفید باید مدیریت یک کار را آسان‌تر کند. اگر هشدارها، هزینه ها یا مراحل بیشتری اضافه کند، ممکن است اصلاً صرفه جویی زیادی نداشته باشد.

بسیاری از کسب و کارها سعی می کنند با درخواست از مردم که سریعتر کار کنند، خروجی را افزایش دهند. این رویکرد اغلب باعث ایجاد خطاهای بیشتر، دوباره کاری و خستگی کارکنان می شود. ترجیح می دهم به خود کار نگاه کنم. زمان کجا می رود؟ کدام کارها ارزش افزوده دارند؟ کدام هزینه ها هر هفته بدون کمک به مشتریان ظاهر می شوند؟ وقتی به این سؤالات پاسخ می‌دهم، می‌توانم ضایعات را کاهش دهم و در عین حال راهی واضح‌تر برای کار به تیم بدهم. ## 1. قبل از کاهش هزینه ها، کار را پیگیری کنید. من با بررسی ساده یک هفته کاری شروع می کنم. ثبت می‌کنم: - زمان صرف شده برای کار مشتری - زمان صرف شده در انتظار تایید - زمان صرف شده برای رفع اشتباهات - هزینه‌های نرم‌افزار و خدمات - مواد استفاده‌شده - کارهای تکراری - وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است متوجه شود که تیمش فقط پنج ساعت از هشت ساعت روز را صرف کار قابل پرداخت می‌کند. زمان باقی‌مانده ممکن است به بررسی ایمیل، گزارش‌های دستی، درخواست‌های نامشخص و ورود مکرر داده‌ها اختصاص یابد. این اطلاعات به من نقطه شروع بهتری نسبت به یک طرح کلی کاهش هزینه می دهد. ## 2. کارهای دستی مکرر را حذف کنید کار دستی همیشه بیهوده نیست. برخی از کارها نیاز به قضاوت انسانی دارند. سایر وظایف فقط اطلاعات را از یک مکان به مکان دیگر منتقل می کنند. من به دنبال کارهایی مانند: - کپی کردن جزئیات مشتری بین سیستم‌ها - ایجاد گزارش یکسان در هر هفته - ارسال ایمیل‌های وضعیت مشابه - تغییر نام و مرتب‌سازی فایل‌ها - بررسی چندین بار ارقام مشابه - وارد کردن مجدد اطلاعات سفارش یک قالب ساده، فرمول صفحه گسترده یا ابزار اتوماسیون تایید شده ممکن است این حجم کاری را کاهش دهد. من فرآیند را قبل از تغییر در سراسر شرکت با یک گروه کوچک آزمایش می کنم. هدف حذف افراد از این فرآیند نیست. هدف این است که به آنها زمان بیشتری برای کارهایی که نیاز به ارتباط، قضاوت و مراقبت دارد اختصاص دهیم. ## 3. استانداردهای کاری واضح را تنظیم کنید، زمانی که هر فرد فرآیند متفاوتی را دنبال می کند، خروجی کاهش می یابد. من دستورالعمل های کاری کوتاهی ایجاد می کنم که به چهار سؤال پاسخ می دهد: 1. کار را چه چیزی شروع می کند؟ 2. مالک آن کیست؟ 3. چه مراحلی باید طی شود؟ 4. چه چیزی نشان می دهد که کار کامل شده است؟ یک دستورالعمل خوب باید در یک صفحه یا یک صفحه قرار گیرد. در طول یک روز کاری شلوغ به راحتی می توان اسناد طولانی را نادیده گرفت. آشپزخانه رستوران یک مثال مفید ارائه می دهد. وقتی هر سفارش همان مسیر آماده سازی را دنبال می کند، کارکنان می توانند با سوالات کمتری کار کنند. اعضای جدید تیم نیز این روال را با حمایت کمتری یاد می گیرند. همین ایده در دفاتر، انبارها، تیم های تعمیرات و بخش های خدمات مشتری کار می کند. ## 4. کاهش تأخیر در تأیید هزینه انتظار بیشتر از خود کار است. من هر تأییدیه ای را که بر کار روزانه تأثیر می گذارد، مرور می کنم. برخی از تاییدیه ها از کنترل کیفیت یا مالی محافظت می کنند. برخی دیگر در جای خود باقی می مانند زیرا سال ها هیچ کس آنها را بررسی نکرده است. یک سیستم تأیید عملی ممکن است شامل موارد زیر باشد: - محدودیت هزینه برای خریدهای معمول - یک مالک برای هر تصمیم - زمان پاسخگویی به درخواست‌های عادی - یک فرد پشتیبان در زمانی که مالک نیست - سابقه مشترک درخواست‌های تایید شده این به کارمندان فضایی می‌دهد تا بدون ارسال هر سوالی به مدیریت ارشد، مسائل کوچک را انجام دهند. ## 5. کنترل ضایعات مواد و نرم افزار کاهش هزینه به معنای انتخاب ارزان ترین گزینه در هر مورد نیست. یک ابزار ارزان قیمت ممکن است آموزش اضافی، پشتیبانی ضعیف یا داده های از دست رفته ایجاد کند. من هر هزینه را با استفاده واقعی آن مقایسه می کنم. برای نرم‌افزار، موارد زیر را بررسی می‌کنم: - کاربران فعال - استفاده ماهانه - ویژگی‌های تکراری در میان ابزارها - شرایط قرارداد - گزینه‌های صادرات داده - نیازهای پشتیبانی برای مواد فیزیکی، اندازه سفارش، از دست رفتن ذخیره‌سازی، آسیب‌دیدگی و موجودی استفاده نشده را بررسی می‌کنم. به عنوان مثال، یک چاپخانه ممکن است با بررسی اندازه کاغذ و تنظیمات چاپ، ضایعات را کاهش دهد. اگر کارکنان از قالب اشتباه برای یک دسته کوچک استفاده کنند، هزینه از طریق کاغذ، جوهر و نیروی کار اضافی ظاهر می شود. یک چک لیست اولیه در نزدیکی چاپگر می تواند از از دست رفتن تکرار جلوگیری کند. ## 6. انتقال بین تیم ها را بهبود بخشید، زمانی که کار از یک فرد یا بخش به بخش دیگر منتقل می شود، تاخیرهای زیادی اتفاق می افتد. من قبل از پذیرفتن کار مشخص می کنم که فرد بعدی به چه چیزی نیاز دارد. درخواست ممکن است به موارد زیر نیاز داشته باشد: - نام مشتری - پاک کردن نیاز به خدمات - تاریخ سررسید - محدوده بودجه - فایل های پیوست شده - وضعیت تایید درخواست های ناقص پیام ها، تماس ها و زمان انتظار را ایجاد می کنند. یک فرم درخواست مشترک می‌تواند پیگیری انتقال را آسان‌تر کند. من همچنین مدت زمان ماندگاری کار بین تیم ها را اندازه گیری می کنم. کاری که تکمیل آن 20 دقیقه طول می کشد، ممکن است به مدت سه روز باز بماند، زیرا هیچ کس نمی داند مالک مرحله بعدی کیست. ## 7. اندازه گیری خروجی مفید فعالیت شمارش می تواند رفتار اشتباه ایجاد کند. ایمیل های بیشتر همیشه به معنای خدمات بهتر نیست. تماس بیشتر همیشه به معنای فروش بیشتر نیست. در صورت کاهش کیفیت، تولید بیشتر می تواند بازده اضافی ایجاد کند. من معیارهای مرتبط با نتایج کسب و کار را انتخاب می‌کنم، مانند: - سفارش‌های تکمیل‌شده - وضوح تماس اول - تحویل به‌موقع - نرخ دوباره کاری - زمان پاسخگویی مشتری - هزینه هر کار تکمیل‌شده - درآمد حاصل از ساعات پربار. این ارقام را با تیم بررسی می‌کنم و می‌پرسم چه چیزی باعث تغییر شده است. اعداد نشان می دهند که کجا باید نگاه کرد. هر دلیلی را توضیح نمی دهند. ## 8. هر بار یک تغییر را آزمایش کنید. من یک فرآیند را انتخاب می‌کنم، یک معیار شروع تنظیم می‌کنم و یک بهبود را برای یک دوره مشخص آزمایش می‌کنم. تیم نتیجه را ثبت می کند و بازخورد خود را به اشتراک می گذارد. به عنوان مثال: - زمان گزارش فعلی: 90 دقیقه - الگوی گزارش جدید: 45 دقیقه - بررسی خطا: قبل از ارسال کامل شد - بازخورد تیم: ویرایش های دستی کمتر اگر نتیجه مفید باشد، تغییر را مستند می کنم و آن را برای کارهای مشابه اعمال می کنم. اگر نتیجه مشکلات جدیدی ایجاد کند، به جای اجبار، روند را تنظیم می کنم. کنترل هزینه زمانی بهتر عمل می کند که از افراد حمایت کند و کارهای قابل اجتناب را حذف کند. من بر مالکیت روشن، ابزارهای ساده، اقدامات مفید و بررسی فرآیند ثابت تمرکز می‌کنم. وقتی کارمندان زمان کمتری را صرف انتظار، تکرار و اصلاح می کنند، زمان بیشتری برای خدمت به مشتریان و تولید کاری که کسب و کار بتواند از آن استفاده کند، دارند. ما تجربه گسترده ای در زمینه صنعت داریم. برای مشاوره حرفه ای با ما تماس بگیرید: یانگ یوهوا: 13939603264@163.com/WhatsApp +8613939603264.

1. Eliyahu M Goldratt 1984 The Goal 2. Frederick Winslow Taylor 1911 The Principles of Scientific Management 3. Michael E Porter 1985 Competitive Advantage 4. W Edwards Deming 1986 Out of the Crisis 5. Jeffrey K The Liker and James Way 20 2003 تفکر ناب