چرا کارشناسان به اتوماسیون کامل روی می آورند؟

وقتی کار به ورود دستی داده‌ها، تأییدیه‌های مکرر و نرم‌افزار پراکنده بستگی دارد، تأخیرهای کوچک می‌تواند در کل کسب‌وکار سرایت کند. درخواست فروش منتظر قیمت است. یک نقل قول منتظر تایید است. یک سفارش تایید شده منتظر می ماند تا شخصی سیستم موجودی را به روز کند. من دیده ام که تیم ها ساعت ها اطلاعات مشابهی را بین ایمیل، صفحات گسترده، ابزارهای CRM و پلتفرم های حسابداری جابجا می کنند. کار ضروری است، اما همیشه به توجه انسان نیاز ندارد. به همین دلیل است که اپراتورهای با تجربه اغلب اتوماسیون کامل را برای فرآیندهای مناسب انتخاب می کنند. آنها سعی نمی کنند همه افراد را از جریان کار حذف کنند. آنها در حال ایجاد سیستمی هستند که وظایف تکرارپذیر را انجام می دهد در حالی که افراد بر تصمیمات، نیازهای مشتری و استثنائات تمرکز می کنند. اتوماسیون کامل مراحل یک فرآیند را به هم متصل می کند تا اطلاعات بتوانند بدون ورودی دستی مکرر حرکت کنند. یک گردش کار فروش خودکار معمولی ممکن است به این صورت باشد: - یک مشتری درخواستی را از طریق یک فرم ارسال می کند. - سیستم جزئیات مورد نیاز را بررسی می کند. - یک مظنه مناسب از قوانین قیمت گذاری مصوب ایجاد می شود. - در صورت نیاز به تایید، درخواست به شخص مناسب می رود. - مشتری یک به روز رسانی از طریق ایمیل دریافت می کند. - CRM و سوابق حسابداری به روز می شوند. - تنها زمانی برای تیم کار ایجاد می شود که نیاز به اقدام انسانی باشد. این ساختار زمان انتظار را کاهش می دهد و به کارکنان دید واضح تری از هر درخواست می دهد. من اغلب اتوماسیون را زمانی توصیه می کنم که یک فرآیند دارای سه ویژگی باشد: مراحل تکرار می شوند، قوانین به راحتی قابل تعریف هستند و خطاها کار اضافی ایجاد می کنند. یادآوری فاکتورها، رزرو قرار ملاقات، هشدارهای سهام، ورود کارکنان و مسیریابی پشتیبانی مشتری نمونه‌های رایجی هستند. یک خرده فروش آنلاین کوچک ممکن است از یک وب سایت، یک بازار و رسانه های اجتماعی سفارشات را دریافت کند. بدون اتوماسیون، یک عضو تیم می‌تواند هر سفارش را در صفحه‌گسترده کپی کند، موجودی انبار را بررسی کند، تأییدیه ارسال کند و به انبار اطلاع دهد. یک سیستم متصل می تواند این مراحل را از یک رویداد سفارش تکمیل کند. این تیم می‌تواند سفارش‌های غیرمعمول را بررسی کند، مشکلات تحویل را برطرف کند و با مشتریانی که به کمک نیاز دارند صحبت کند. ارزش تنها از سرعت به دست نمی آید. یک گردش کار به خوبی ساخته شده نیز ثبات ایجاد می کند. یک کارمند جدید ممکن است یک کار را متفاوت از کسی که سال ها آن را انجام داده است انجام دهد. اتوماسیون هر بار همان قانون تایید شده را اعمال می کند. می‌تواند بررسی کند که آیا یک فیلد از دست رفته است، از یک رکورد تکراری جلوگیری کند، یا زمانی که پاسخ به تاخیر افتاده است، یادآوری ارسال کند. دیده شدن داده ها دلیل دیگری است که تیم های با تجربه اتوماسیون را انتخاب می کنند. وقتی کار در رشته‌های ایمیل و صفحه‌گسترده‌های شخصی باقی می‌ماند، مدیران ممکن است ندانند درخواست در کجا به تعویق افتاده است. یک داشبورد خودکار می‌تواند وظایف باز، زمان‌های پردازش، مراحل ناموفق و تأییدیه‌های در حال انتظار را نشان دهد. تیم می تواند از این اطلاعات برای بهبود فرآیند به جای تکیه بر حدس ها استفاده کند. تنظیم نیاز به مراقبت دارد. خودکار کردن یک فرآیند گیج کننده می تواند سردرگمی را سریعتر انجام دهد. من قبل از توصیه یک گردش کار کامل خودکار از یک بررسی ساده استفاده می کنم: 1. روند فعلی را از ابتدا تا انتها ترسیم کنید. 2. هر انتقال دستی، ورود مکرر، تأیید، و استثنا را علامت بزنید. 3. مراحلی را که هدف مشخصی ندارند بردارید. 4. قوانین را به زبان ساده تعریف کنید. 5. تصمیم بگیرید که کجا یک فرد باید نتیجه را بررسی یا تایید کند. 6. فقط ابزارهای مورد نیاز را وصل کنید. 7. گردش کار را با موارد عادی و موارد غیر معمول تست کنید. 8. نتایج را زیر نظر داشته باشید و زمانی که کسب و کار تغییر می کند قوانین را تنظیم کنید. بازبینی انسانی هنوز اهمیت دارد. یک اختلاف پرداخت، درخواست غیرمعمول مشتری، سوابق حساس کارمند یا سفارش بزرگ ممکن است نیاز به تصمیم گیری شخصی داشته باشد. اتوماسیون کامل نباید به معنای اتوماسیون کور باشد. این باید به این معنی باشد که سیستم حرکت روتین را مدیریت می کند در حالی که پادمان های واضح از کسب و کار محافظت می کند. امنیت داده ها نیز نیاز به توجه دارد. دسترسی باید با نقش هر فرد مطابقت داشته باشد. اطلاعات مشتری نباید به ابزارهایی که به آن نیاز ندارند ارسال شود. گزارش‌های فعالیت می‌توانند به شرکت کمک کنند تا بفهمد چه کسی یک رکورد را تغییر داده و چه زمانی تغییر رخ داده است. هزینه ها باید با دقت اندازه گیری شود. هزینه های نرم افزار تنها بخشی از تصمیم گیری است. من همچنین به زمان صرف شده برای کارهای مکرر، هزینه‌های اصلاح، پیگیری‌های از دست رفته و تأثیر تأخیر بر مشتریان نگاه می‌کنم. یک گردش کار ممکن است مفید باشد حتی زمانی که یک کار کامل را حذف نکند، زیرا می تواند به تیم زمان بیشتری برای کاری که نیاز به قضاوت دارد بدهد. قوی ترین پروژه های اتوماسیون معمولا با یک فرآیند شروع می شوند. یک شرکت ممکن است با مسیریابی سرنخ، به‌روزرسانی سفارش یا یادآوری فاکتور شروع کند. پس از اجرای قابل اعتماد گردش کار، تیم می تواند آن را با سیستم های دیگر متصل کند. کارشناسان اتوماسیون کامل را انتخاب می کنند زیرا می خواهند کنترل بیشتری بر عملیات روزانه داشته باشند، نه به این دلیل که افراد ارزشی ندارند. آنها خواهان خطاهای قابل اجتناب کمتر، اطلاعات واضح تر و استفاده بهتر از ساعات کاری هستند. سیستم مناسب کار روتین را در حرکت نگه می‌دارد و در زمانی که نیاز به قضاوت است به افراد نقش روشنی می‌دهد.

بسیاری از کسب و کارها سعی می کنند با افزودن محصولات بیشتر، تبلیغات بیشتر و وظایف بیشتر رشد کنند. من دیده ام که این رویکرد باعث ایجاد تیم های شلوغ بدون ایجاد پیشرفت ثابت شده است. یک مسیر سریعتر اغلب با یک سوال کوچکتر شروع می شود: در حال حاضر چه چیزی باعث کاهش رشد می شود؟ پاسخ ممکن است صفحه فرود ضعیف، فرآیند پرداخت طولانی، قیمت نامشخص، پشتیبانی مشتری کند یا محصولی باشد که سعی می کند بسیاری از مشکلات را به طور همزمان حل کند. وقتی مانع اصلی را پیدا کردم، می توانم زمان و بودجه خود را در جایی متمرکز کنم که آنها شانس بیشتری برای کمک داشته باشند. ## با یک مشکل رشد واضح شروع کنید مدیریت رشد زمانی آسان تر می شود که هدف مشخص باشد. "دریافت مشتریان بیشتر" بسیار گسترده است. یک هدف مفید ممکن است به نظر برسد: - افزایش سرنخ های وب سایت واجد شرایط - بهبود نرخ تکمیل تسویه حساب - بازگرداندن مشتریان قبلی - کاهش درخواست های پشتیبانی - افزایش میانگین ارزش سفارش - کوتاه تر کردن فرآیند فروش من یک هدف را برای دوره بررسی بعدی انتخاب می کنم. این امر باعث می‌شود تیم از تغییر همزمان پنج بخش کسب‌وکار جلوگیری کند. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی ممکن است متوجه شود که بسیاری از بازدیدکنندگان صفحه قیمت گذاری آن را مشاهده می کنند اما درخواستی ارسال نمی کنند. ممکن است مشکل ترافیک نباشد. پیام قیمت ممکن است نامشخص باشد یا فرم تماس ممکن است اطلاعات زیادی را درخواست کند. یک هدف متمرکز به تیم کمک می کند تا راه حل مناسب را آزمایش کند. ## قبل از تغییر پیشنهاد به مشتریان گوش دهید نمی‌خواهم حدس بزنم مشتریان به چه چیزی نیاز دارند. ترجیح می‌دهم ایمیل‌های مشتری، چت‌های پشتیبانی، بررسی‌های محصول، تماس‌های فروش و عبارات جستجو را مرور کنم. به دنبال عبارات تکراری مانند: - "من مطمئن نیستم که کدام برنامه برای من مناسب است." - "تنظیم به نظر دشوار است." - "من نمی توانم ببینم چه چیزی شامل می شود." - "قبل از خرید به کمک نیاز دارم." - "جزئیات تحویل نامشخص است." این نظرات نشان می دهد که تجربه مشتری در کجا حرکت خود را از دست می دهد. یک شرکت نرم افزاری کوچک ممکن است یاد بگیرد که کاربران جدید به دلیل قیمت آن را ترک نمی کنند. ممکن است آنها را ترک کنند زیرا درک مرحله اول راه اندازی سخت است. یک راهنمای کوتاه، یک صفحه خوش‌آمدگویی ساده‌تر، یا یک چک لیست راه‌اندازی واضح ممکن است بیش از یک تخفیف کمک کند. زبان مشتری همچنین کپی وب سایت را بهبود می بخشد. وقتی از کلمات آشنا از مکالمات واقعی استفاده می کنم، بازدیدکنندگان می توانند پیشنهاد را با تلاش کمتری درک کنند. ## مراحلی را حذف کنید که به مشتری کمک نمی کند هر مرحله اضافی فرصت دیگری را برای مشتری ایجاد می کند تا متوقف شود. من مسیر را از اولین بازدید تا اقدام مورد نظر بررسی می کنم: 1. شخصی صفحه را از طریق جستجو، تبلیغ یا ارجاع پیدا می کند. 2. صفحه مشکل و پیشنهاد را توضیح می دهد. 3. بازدید کننده قیمت، اثبات و جزئیات کلیدی را بررسی می کند. 4. بازدیدکننده فرمی را ارسال می کند، تماسی را رزرو می کند یا خرید را تکمیل می کند. 5. کسب و کار مرحله بعدی را تایید می کند. در هر مرحله می پرسم: - آیا عمل بعدی به راحتی قابل مشاهده است؟ - آیا صفحه به نگرانی اصلی پاسخ می دهد؟ - آیا زمینه های زیادی وجود دارد؟ - آیا مشتری نیاز به تکرار اطلاعات دارد؟ - آیا نتیجه کلیک کردن مشخص است؟ مسیر کوتاهتر به معنای حذف اطلاعات مفید نیست. یعنی قرار دادن اطلاعات درست در جایی که مشتری به آن نیاز دارد. ## ابزارهایی را انتخاب کنید که کارهای مکرر را کاهش می‌دهند فناوری باید از یک فرآیند واضح پشتیبانی کند. نباید کار بیشتری برای تیم ایجاد کند. ابزارهای ساده می توانند در موارد زیر کمک کنند: - ارسال تاییدیه سفارش - سازماندهی سرنخ ها - برنامه ریزی قرار ملاقات ها - پاسخ به سوالات رایج - پیگیری درخواست های مشتری - گزارش فروش و فعالیت وب سایت - یادآوری به مشتریان در مورد اقدامات ناتمام. اگر فرآیند نامشخص باشد، اتوماسیون می‌تواند سردرگمی را بین مشتریان بیشتری گسترش دهد. به عنوان مثال، یک شرکت مشاوره کوچک ممکن است از فرمی استفاده کند که هر درخواست را به عضو تیم مناسب ارسال می کند، مخاطب را به سابقه مشتری اضافه می کند و یک پاسخ واضح ارسال می کند. این تیم زمان کمتری را برای کپی کردن جزئیات بین سیستم ها و زمان بیشتری را برای تهیه پاسخ های مفید صرف می کند. پیام همچنان باید انسان باشد. یک مشتری باید بداند که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد و چگونه در صورت نیاز به یک شخص دسترسی پیدا کند. ## از محتوایی استفاده کنید که به یک سوال واقعی پاسخ می‌دهد، محتوای جستجو زمانی بهتر عمل می‌کند که به افراد در تصمیم‌گیری کمک کند. صفحه ای که حول یک عبارت گسترده ساخته شده است ممکن است بازدیدکنندگانی را جذب کند که برای پیشنهاد آماده نیستند. صفحه ای که حول یک سوال روشن ساخته شده است می تواند مخاطب مناسب تری را جذب کند. محتوای مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - مقایسه گزینه‌های خدمات - راهنمای انتخاب بسته مناسب - پاسخ به مشکلات رایج راه‌اندازی - توضیح هزینه - چک لیستی برای آماده‌سازی خرید - نمونه موردی با محدودیت‌های واضح - صفحه‌ای که توضیح می‌دهد که چه کسی ممکن است سرویس مناسب نباشد. من از پر کردن صفحات با کلمات کلیدی تکراری اجتناب می‌کنم. من از عبارت اصلی در عنوان صفحه، مقدمه، سرفصل ها و متن پشتیبان زمانی استفاده می کنم که به طور طبیعی مناسب باشد. سوالات مرتبط، مثال‌های واضح، پاراگراف‌های کوتاه و پیوندهای داخلی مفید، خواندن صفحه را آسان‌تر می‌کنند. یک صفحه قوی نیازی به نوید یک نتیجه عالی ندارد. باید به خواننده کمک کند تا تصمیم بگیرد که چه کاری انجام دهد. ## هر بار یک تغییر را آزمایش کنید تست رشد باید یک سوال واضح داشته باشد. مثال‌ها عبارتند از: - آیا فرم کوتاه‌تر درخواست‌های تکمیل‌شده را افزایش می‌دهد؟ - آیا جدول قیمت گذاری واضح تر، سؤالات پشتیبانی پایه را کاهش می دهد؟ - آیا ویدیوی محصول به بازدیدکنندگان کمک می کند تا تنظیمات را درک کنند؟ - آیا ایمیل پیگیری افراد بیشتری را به یک سفارش ناتمام باز می گرداند؟ من نتیجه فعلی را قبل از ایجاد تغییر ثبت می کنم. سپس یک دوره بررسی عملی را انتخاب می کنم و یک معیار اصلی را دنبال می کنم. یک صفحه فرود ممکن است فرم های تکمیل شده را ردیابی کند. یک فروشگاه آنلاین ممکن است خریدهای تکمیل شده و میانگین ارزش سفارش را ردیابی کند. یک کسب و کار خدماتی ممکن است رزروهای واجد شرایط را به جای کل درخواست ها ردیابی کند. هدف این نیست که هر آزمونی با موفقیت انجام شود. یک آزمایش می تواند نشان دهد که تغییر مشکل را حل نکرده است. این نتیجه می تواند از تلاش بیهوده در آینده جلوگیری کند. ## پیام را صادقانه نگه دارید مشتریان وقتی وعده ای بزرگتر از خدمات واقعی هستند متوجه می شوند. من توضیح می‌دهم که محصول چه کاری انجام می‌دهد، به چه کسی کمک می‌کند، چه قیمتی دارد، و چه محدودیت‌هایی ممکن است اعمال شود. من از نمونه های واقعی فقط زمانی استفاده می کنم که بتوان جزئیات را پشتیبانی کرد. من از ادعاهایی در مورد رشد تضمین شده، نتایج عالی یا موفقیت فوری اجتناب می کنم. داستان مشتری زمانی مفیدتر است که مشکل شروع، اقدام انجام شده و نتیجه اندازه گیری شده را توضیح دهد. به عنوان مثال: «پس از ساده‌سازی فرم استعلام از هشت فیلد به چهار قسمت، شرکت فرم‌های تکمیل‌شده بیشتری را طی دوره گزارش بعدی دریافت کرد». این بیانیه بدون قول دادن به اینکه هر کسب و کاری نتیجه یکسانی را خواهد دید، زمینه را ارائه می دهد. اعتماد می تواند فرآیند فروش را کوتاه کند زیرا افراد زمان کمتری را صرف بررسی ادعاهای نامشخص می کنند. ## اعدادی که تصمیمات را راهنمایی می کنند را مرور کنید. من به ده ها گزارش نیاز ندارم. مجموعه کوچکی از اقدامات می‌تواند نشان دهد که در چه مواردی توجه لازم است: - بازدید از وب‌سایت از طریق عبارات جستجوی مناسب - تعامل با صفحات کلیدی - نرخ تکمیل فرم - نرخ رزرو - نرخ تبدیل خرید - هزینه جذب مشتری - نرخ خرید تکراری - نرخ بازپرداخت یا لغو - زمان پاسخگویی پشتیبانی شماره‌ها به زمینه نیاز دارند. افزایش ترافیک ممکن است مثبت به نظر برسد، اما اگر بازدیدکنندگان مسابقه خوبی نداشته باشند، کمک چندانی نمی کند. نرخ تبدیل کمتر ممکن است ناشی از یک مخاطب جدید، یک تغییر فصلی یا یک مشکل فنی باشد. من نتایج را با یک نوع مخاطب و یک هدف مقایسه می کنم. این به تیم دیدگاه مفیدتری نسبت به تعقیب هر تغییر کوتاه مدت می دهد. ## رشد را حول عادات تکرارپذیر ایجاد کنید یک سیستم رشد عملی می تواند ساده باشد: - یک مشکل تجاری را انتخاب کنید. - بازخورد مشتریان را بررسی کنید. - بهبود بخشی از مسیر مشتری - کارهای دستی مکرر را حذف کنید. - محتوایی را منتشر کنید که به یک سوال واقعی پاسخ می دهد. - یک تغییر را آزمایش کنید. - اندازه گیری صحیح را بررسی کنید. - تغییر را نگه دارید، تنظیم کنید یا حذف کنید. این رویکرد ممکن است نسبت به راه اندازی بسیاری از کمپین ها به طور همزمان، کمتر چشمگیر باشد. این به تیم راه روشن تری برای یادگیری می دهد. رشد همیشه به یک برنامه بزرگتر نیاز ندارد. ممکن است با یک صفحه بهتر، یک فرم کوتاه تر، یک پیشنهاد واضح تر یا فرآیندی شروع شود که دیگر مشتریان را منتظر نگذارد. من هوشمندانه‌ترین حرکت را حرکتی می‌دانم که یک مانع واقعی را حل می‌کند، به زمان مشتری احترام می‌گذارد و به کسب‌وکار نتیجه‌ای می‌دهد که بتواند درک کند و بهبود بخشد.

بسیاری از کارشناسان بخش بزرگی از روز کاری را صرف کارهایی می کنند که نیازی به قضاوت تخصصی ندارند. آنها داده ها را بین ابزارها کپی می کنند، درخواست های معمول را مرتب می کنند، یادآوری می فرستند، همان گزارش ها را آماده می کنند و جزئیات کوچکی را که از یک الگوی ثابت پیروی می کنند بررسی می کنند. این یک مشکل رایج ایجاد می کند: افراد ماهر زمان کمتری برای تحقیق، برنامه ریزی، گفتگو با مشتری و تصمیماتی که نیاز به تجربه دارند دارند. اتوماسیون کامل می تواند این فشار را کاهش دهد. این به معنای واگذاری هر تصمیم به نرم افزار نیست. این به معنای اجازه دادن به سیستم ها برای مدیریت کار تکرارپذیر است در حالی که کارشناسان مسئول کارهایی هستند که نیاز به زمینه، مراقبت و قضاوت دارند. من بزرگترین مزیت را در روشی می بینم که اتوماسیون از توجه محافظت می کند. ## حرکت روتین کار بدون نظارت مداوم یک گردش کار خودکار می‌تواند چندین مرحله را که افراد اغلب با دست انجام می‌دهند به هم متصل کند. مشتری فرمی را ارسال می کند. این سیستم می‌تواند جزئیات را ضبط کند، بررسی کند که آیا فیلدهای مورد نیاز کامل هستند یا خیر، یک پیام تأیید ارسال کند، و یک کار برای عضو تیم مناسب ایجاد کند. یک متخصص فروش نیازی به نظارت بر هر مرحله ندارد. همین الگو می تواند از امور مالی، مدیریت مراقبت های بهداشتی، تدارکات، بازاریابی و پشتیبانی فنی پشتیبانی کند. ابزارهای دقیق ممکن است تغییر کنند، اما هدف مشابه باقی می ماند: حذف اقدامات مکرر از لیست روزانه متخصص. این به افراد فضای بیشتری برای تمرکز بر روی سؤالاتی می دهد: - مشتری واقعاً به چه چیزی نیاز دارد؟ - کدام ریسک شایسته توجه است؟ - آیا داده ها از تصمیم پیشنهادی پشتیبانی می کنند؟ - چه چیزی می تواند روند را در ماه آینده بهبود بخشد؟ ## کارشناسان می‌توانند زمان بیشتری را برای کارهای پیچیده صرف کنند، زمانی که کار دارای قوانین واضح باشد، اتوماسیون بهترین عملکرد را دارد. کار تخصصی اغلب شامل اطلاعات نامشخص، اهداف رقابتی و استثنائات است. یک مدیر منابع انسانی ممکن است از اتوماسیون برای جمع آوری بازخورد مصاحبه و سازماندهی سوابق نامزدها استفاده کند. مدیر هنوز باید ارتباطات، تناسب نقش و نیازهای تیم را ارزیابی کند. یک استراتژیست محتوا ممکن است از نرم افزار برای جمع آوری عبارات جستجو، گروه بندی سوالات رایج و پیگیری عملکرد صفحه استفاده کند. استراتژیست هنوز تصمیم می گیرد که کدام موضوعات مستحق توجه هستند و چگونه آنها را به شیوه ای مفید توضیح دهد. یک تیم حقوقی ممکن است طبقه بندی اسناد و یادآوری مهلت را خودکار کند. یک متخصص واجد شرایط هنوز معنی، خطرات و نیازهای مشتری را بررسی می کند. سیستم ساختار را کنترل می کند. کارشناس قضاوت را انجام می دهد. ## پیدا کردن خطاها آسان تر می شود کار دستی می تواند اشتباهات کوچک را پنهان کند. ممکن است یک عدد کپی شده در ردیف اشتباه قرار گیرد. ممکن است ایمیل بعدی فراموش شود. یک گزارش ممکن است از یک فایل قدیمی استفاده کند. یک فرآیند خودکار که به خوبی طراحی شده است، می‌تواند هر بار قانون یکسانی را اعمال کند و هر اقدام را ثبت کند. این باعث می شود بررسی کنید که چه اتفاقی افتاده و مشکل از کجا شروع شده است. این بدان معنا نیست که اتوماسیون تمام خطاها را حذف می کند. یک قانون ضعیف می تواند چندین بار یک اشتباه را ایجاد کند. من همیشه آزمایش را به عنوان بخشی از راه‌اندازی می‌دانم، نه به عنوان یک کار اختیاری. یک فرآیند بررسی ساده می تواند شامل موارد زیر باشد: 1. مجموعه کوچکی از نمونه های واقعی را انتخاب کنید. 2. گردش کار را با داده های آزمایشی اجرا کنید. 3. خروجی را در مقابل نتیجه مورد انتظار بررسی کنید. 4. یک مسیر روشن برای موارد غیر معمول اضافه کنید. 5. پس از استفاده افراد، روند کار را مرور کنید. ## تیم ها می توانند با تاخیر کمتری پاسخ دهند بسیاری از تاخیرها از تصمیمات سخت ناشی نمی شوند. آنها از انتظار برای یک پیام، یک فایل، یا به روز رسانی وضعیت می آیند. اتوماسیون می‌تواند هشدارهایی را برای زمانی که یک کار نیاز به توجه دارد ارسال کند، درخواست‌های مسیر را بر اساس شرایط تعیین‌شده ارسال کند، و پس از تکمیل یک مرحله، رکوردهای مشترک را به‌روزرسانی کند. اعضای تیم می توانند وضعیت فعلی را بدون پرسیدن اطلاعات مشابه از چند نفر ببینند. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی ممکن است درخواست تعمیرات را از طریق یک وب سایت دریافت کند. این سیستم می تواند درخواست ها را بر اساس مکان و نوع خدمات مرتب کند، سپس جزئیات را به هماهنگ کننده مناسب ارسال کند. هماهنگ کننده می تواند به جای بررسی دستی هر پیام جدید، بر برنامه ریزی و ارتباط با مشتری تمرکز کند. ردیابی فرآیند آسان‌تر می‌شود و مشتریان به‌روزرسانی‌های واضح‌تری دریافت می‌کنند. ## نقطه شروع مناسب معمولا کوچک است برخی از کسب و کارها سعی می کنند یکباره بیش از حد اتوماسیون کنند. این می تواند مدیریت فرآیند را سخت و بهبود آن را سخت تر کند. من ترجیح می دهم با یک کار شروع کنم که سه ویژگی دارد: - اغلب اتفاق می افتد. - مراحل روشنی را دنبال می کند. - مردم معمولاً هنگام تکمیل آن اشتباهات کوچکی مرتکب می شوند. یادآوری فاکتور، تخصیص سرنخ، یادداشت‌های جلسه، هشدارهای سهام و نام‌گذاری فایل نمونه‌های رایجی هستند. پس از ترسیم وظیفه، به هر عمل نگاه می کنم: - چه چیزی فرآیند را شروع می کند؟ - سیستم به کدام اطلاعات نیاز دارد؟ - چه قانونی قدم بعدی را تعیین می کند؟ - چه زمانی فرد باید نتیجه را بررسی کند؟ - وقتی اطلاعات ناقص باشد چه اتفاقی می افتد؟ این سوالات به جداسازی اتوماسیون ایمن از کارهایی که هنوز نیاز به بررسی انسانی دارند کمک می کند. ## کارشناسان به کنترل سیستم نیاز دارند یک گردش کار خودکار مفید باید به راحتی متوقف شود، تنظیم شود و ممیزی شود. مردم باید بدانند چرا یک عمل اتفاق افتاده و چگونه آن را اصلاح کنند. مجوزهای دسترسی نیز مهم هستند. هر ابزار باید فقط اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کند. داده های حساس مشتری یا کارمند نباید بدون بررسی تنظیمات امنیتی و الزامات تجاری آن به سیستم ارسال شود. مالکیت واضح نیز کمک می کند. کسی باید گردش کار را زیر نظر داشته باشد، نتایج غیرعادی را بررسی کند و زمانی که فرآیند کسب و کار تغییر می کند، قوانین را به روز کند. اتوماسیون کامل مسئولیت را از بین نمی برد. مسئولیت را بیشتر نمایان می کند. قوی ترین استفاده از اتوماسیون جایگزینی افراد با تجربه با ماشین آلات نیست. کار تکراری را حذف می کند تا کارشناسان بتوانند دانش خود را در جایی که ارزش بیشتری دارد به کار ببرند. وقتی مراحل معمول در پس‌زمینه اجرا می‌شوند، افراد می‌توانند به تصمیمات، روابط و مشکلاتی که نرم‌افزار به تنهایی قادر به درک آن‌ها نیست، توجه بیشتری نشان دهند. می خواهید بیشتر بدانید؟ با یانگ یوهوا تماس بگیرید: 13939603264@163.com/WhatsApp +8613939603264.

منابع مایکل همر و جیمز چمپی، 1993، مهندسی مجدد شرکت، مانیفست برای انقلاب تجاری اریک برینجولفسون و اندرو مک آفی، 2014، پیشرفت و شکوفایی کار دوم عصر ماشین در زمان فناوری های درخشان، 2013، دونالد نورمن، 2013، توسعه یافته و طراحی مجدد استیونک. دورف، 2012، راهنمای مالکان استارتاپ، راهنمای گام به گام برای ساختن یک شرکت بزرگ، جاکوب نیلسن، 1994، مؤسسه ملی استانداردها و فناوری مهندسی قابلیت استفاده، 2020، کنترل‌های امنیت و حریم خصوصی برای سیستم‌های اطلاعات و سازمان‌ها (SP 800-53 ویرایش 5)